데이터 처리 실무를 통해 이해하는 DT과제 RPA 생산성 향상

만약 여러분이 롯데그룹 지주사에 근무하면서 전 계열사 현재 인원수와 내년도 인력 추가 TO를 취합하는 업무를 진행한다면 어떻게 진행할 수 있을까요? 가장 간단하게 엑셀로 템플릿을 만들어 배포하고 취합된 엑셀 파일을 받았다면 수만 개의 데이터를 어떻게 통합할 수 있을까요? 이와 같이 사람이 하기에는 효율이 떨어지는 단순 반복 작업을 매우 효과적으로 진행할 수 있는 개념이 바로 RPA라고 부르는 로보틱 프로세스 오토메이션이라는 기술이 있습니다. RPA 전문 도구를 활용한 다양한 프로세스를 자동화할 수 있지만 이 과정에서는 엑셀을 활용해서 수많은 계열사의 엑셀 문서를 클릭 한 번으로 자동화하는 RPA를 구현해보도록 하겠습니다. 진행하고자 하는 자동화 상황을 설명드리도록 하겠습니다. 지금 제가 영업기획 담당자예요. 영업기획 담당자에서 수많은 영업사원이 있는데 영업사원에게 본인의 실적 데이터를 본인 실적이 본인이 제일 잘 아니까 매주 본인 실적을 취합해서 저에게 보내달라고 했어요. 근데 제가 매니저하는 영업사원이 500명이 넘어서 500명이 넘다 보니까 매주 500개의 파일을 이메일로 다운로드를 받은 거예요 이메일로 받은 다음에 이 500개의 파일을 매번 다운로드 받아서 특정 폴더에 쌓아놓고 다시 500개의 파일을 전부 다 오픈해서 한 파일로 머지하는 작업을 합니다 그래서 한 파일에 500개의 실적이 다 쌓이면 이걸 기반으로 비즈니스 분석을 진행하는 거예요 이 상황 생각만 해도 되게 아찔하지 않아요 자 그래서 수작업으로 제가 한 한 달 정도를 진행했는데 도저히 못하겠어요 그래서 어떻게 하냐면 사람들에게 공유 폴더를 하나 지정을 하고요 공유 드라이브를 하나 만들어 놓고 영업사원들한테는 매주 이 폴더에다 파일을 다 업로드하라고 하는 거예요 자동으로 업로드가 끝나면 자 끝났다 라고 알려주기만 하면 저는 매주 월요일날 이 안에 들어있는 데이터를 자동으로 클릭 한 번으로 Merge를 하려고 해요 그리고 여기서 영업사원의 실적을 분석하는 비즈니스 분석을 진행하려고 합니다 지금 보면 A 프로세스 수작업으로 진행하는 거예요 보면 이 취약하죠 메일이 오면 이 이메일 500개를 다운로드 받는다 500개의 파일을 일일이 오픈해서 파일 하나로 만든다 그다음에 분석은 상당히 재밌는 작업이지만 지금 보시는 이 데이터 처리 작업이 사람이 감당하기는 되게 어려운 작업이에요 이러한 것을 보면 자동화하는 프로세스를 RPA 로보틱 프로세스 오토메이션이라고 표현을 합니다 RPA 전문 툴이 아니라 이건 엑셀을 가지고 RPA 개념을 학습해 보도록 하겠습니다 데이터 처리 폴더 안에 엑셀 폴더 안으로 진입하도록 하겠습니다 김민수란 엑셀파일을 오픈해보겠습니다 김민수 엑셀파일은 김민수 사원이 취급한 제품과 그 제품에 대한 판매 매출 정보가 들어있어요 이번엔 최유진 엑셀파일을 오픈해보겠습니다 최유진 엑셀 파일은 최유진 영업사원은 마찬가지로 매출정보가 되어 있고 이러한 엑셀 파일이 500개 정도가 있다 라고 가정을 해보도록 하겠습니다 그러면 이 파일은 지금 보시는 것처럼 이 안에 500개의 파일이 있다 라고 한다면 이걸 Merge를 해야만 사원별 매출 제품별 매출 데이터를 집계할 수가 있습니다 그래서 데이터를 집계하기 위해서 저는 빈 엑셀 파일을 하나 만들도록 하겠습니다 파일에서 새 통합 문서 선택하고 빈 엑셀 파일을 하나 만들고 이 파일을 엑셀 문서에 저장하도록 하겠습니다 저장을 하고 이 파일에서 지금 5개의 파일을 여기 데이터를 추가할 텐데 보면 단순 작업을 자동으로 하고 싶어요 그래서 저희는 데이터라는 메뉴에 여기 새 쿼리라고 하는 걸 클릭하도록 하겠습니다 새 쿼리라는 걸 클릭하면 여러 메뉴가 있는데 그 메뉴에서 기타 원본에서, 아니 파일에서 라는 게 있습니다 파일에서 메뉴를 선택하면 여기 폴더라는 부분이 있습니다 이 폴더 부분에서 제가 데이터 집계를 원하는 폴더를 지정하면 됩니다 자 보면 우리 데이터가 있는 폴더에 여기 엑셀 폴더를 지정하도록 하겠습니다 파일이 있는 엑셀 폴더 문서를 선택을 하는 거예요 선택을 하면 지금 보시는 것처럼 이 폴더 밑에 있는 데이터를 다 읽어들여서 중간 정보를 제공해 줍니다 여기 보면 파일은 콘텐츠이고요 파일명이 있고 여기 확장자들 이런 확장자들은 헤더예요 헤더 정보고 실제 어떤 정보가 들어있는 건 바디입니다 그리고 이 확장자를 보면 눈에 보이기에는 엑셀 파일만 있다고 보이는데 실제로는 여러분이 만약에 기업 환경이라면 다양한 보안을 위한 다양한 보안 소프트웨어가 만든 눈에 보이지 않는 숨김 파일이 있을 수가 있어요 그러면 여기서 데이터 변환이라는 메뉴를 선택하고 데이터 변환이라는 메뉴를 선택하고 여기서 데이터 보면 우리가 편집하는 과정을 녹화를 시켜야 됩니다. 오른쪽 영역에 녹화하는 영역이 있습니다. 이 영역에 이제부터 클릭하는 것은 모두 다 여기에 녹화된다고 보시면 됩니다. 녹화된 이후로 이 녹화는 내가 버튼 한 번만 클릭하면 리플레이가 되면서 내가 진행하는 이 전처리 과정이 로봇이 자동으로 처리하도록 하는 거예요. 적용된 단계 부분을 반복적으로 실행하는 게 바로 로보틱 프로세스 오토메이션이라고 생각하셔도 됩니다 그러면 첫 번째 단계는 이 폴더에서 확장자는 엑셀 파일만 남기고 나머지 파일은 제외시켜라 라는 명령어를 적용된 단계에 추가하도록 하겠습니다 방법은 extension이라는 거 오른쪽에 있는 이 화살표를 클릭하면 이게 필터예요 필터에서 자 지금 모두 선택이 되어 있는데 이 필터에서 엑셀 파일만 확장자 엑셀 파일만 선택하면 이 폴더에서 필터링된 엑셀 이외의 다른 파일은 이제 취합 문서에는 제외시켜라 라는 거예요 그리고 지금 보시는 여기 안에 보면 네임 중에서 지금 그 임시 파일이 지금 들어 있는데 임시 파일 역시 좀 삭제하도록 하겠습니다 임시 파일은 제거하고 나머지 파일만 선택하도록 하겠습니다 여러분들은 지금 보면 실제 데이터 환경이 저랑 좀 차이가 날 수도 있어요 그러면 여러분들 환경에 맞도록 조금씩 가공을 해주시면 됩니다 그리고 난 다음에 여기 보면 콘텐츠라는 거 선택하고 이 콘텐츠라는 거 선택하고 이 콘텐츠에서 이 콘텐츠만 남기고 나머지는 모두 삭제하겠습니다 콘텐츠를 선택하고 열 제거에서 다른 열 제거 선택하면 헤더 정보가 날아가고 콘텐츠에 대한 바디, 실제 데이터만 남게 되는 거예요 그리고 오른쪽에 있는 이 버튼이 병합 버튼이에요 이 병합 버튼을 선택하면 이 엑셀 폴더에 있는 4개의 문서가 자동으로 병합이 됩니다 매출 선택하면 매출 중심으로 확인 누르는 순간 지금 프로그램이 쫙 읽어들여서 담당자별로 매출들을 취합해요 그러면 담당에 있는 필터를 선택해서 실제 정상적으로 필터링 로딩이 되는지 확인할 수 있습니다 김민수, 노은영, 이은지, 최유진 4명의 영업사원 실적이 지금 취합이 됐어요 그리고 지금 파워 쿼리에서 지금 변환한 건 메모리상에 이 변환된 결과가 나오는 거고 이걸 엑셀 파일로 전달해 줘야 됩니다 방법은 닫기 및 로드에 닫기 및 로드 선택하시면 폴더에서 취합한 영업사원의 정보가 지금 보시는 것처럼 이렇게 다 정리가 됩니다 그러면 제가 원하는 건 담당자별 매출이에요 그러면 여기서 삽입 메뉴 선택하고 피벗 테이블 선택해서 그대로 확인하도록 하겠습니다 자 확인하도록 하고 필요 없는 건 없애도록 할게요 그리고 그 다음에 이름을 선택하면 자 보면 전처리 데이터 취합이라고 하도록 할게요 전처리 폴더 데이터 취합 자 그리고 그 다음에 요 녀석은 매출 집계 피벗이라고 하도록 하겠습니다 제가 보면 매출 집계 피벗을 선택했는데 오른쪽에 피벗 테이블 필드가 보이지가 않아요 그럼 당황하지 마시고 마우스 오른쪽 버튼 누르시고 필드 목록 표시라는 걸 선택하면 피벗 테이블 필드가 나오게 될 겁니다 그러면 담당을 행으로 갖고 가고 여기 보면 판매액을 값으로 갖고 가면 자 이걸 선택하고 저는 피벗 테이블 분석에 피벗 차트에 막대 그래프를 추가해 보도록 하겠습니다 요약이라는 것만 없애도록 하겠습니다 자 이와 같이 김민수, 노은영, 이은지, 최유진의 지금 영업사원 실적이 자동적으로 취합이 됐습니다 자 그리고 취합을 했는데 자 보면 다음 주가 됐어요 다음 주가 돼서 자 지금 우리가 보고서를 봤는데 자 폴더로 가볼게요 폴더에서 자 여기 새롭게 홍지연 영업사원이 그 다음 주에 영업자료를 다시 제출한 거예요 그러면 이 홍지연 엑셀이라는 것만 복사를 해서 전 엑셀 폴더에 그대로 추가 붙여넣기를 하도록 하겠습니다 붙여넣기를 하고 그 다음에 데이터를 반영하는 건 그대로 우리 원본 전처리 폴더 데이터 취합에 가서 데이터란 메뉴에 여기 모두 새로고침이라는 메뉴가 있습니다 모두 새로고침을 선택하면 담당 쪽에 가보면 여기에 홍지연이라는 영업사원이 자동으로 반영된 걸 확인해 볼 수 있습니다. 다시 매출 집계 피벗에 가서 다시 여기 보면 새로 고침을 딱 하면 홍지연이라고 하는 직원의 정보가 자동으로 반영됐죠. 이 녀석은 정리를 해보면 우리가 여기 전처리 폴더 데이터 취합에 가서 상단에 보면 Query라는 메뉴가 있습니다 Query에서 편집이라는 메뉴를 선택하면 우리가 편집했던 내용을 그대로 확인해 볼 수가 있어요 우리가 편집했던 내용은 적용된 단계에 제가 보면 실제 폴더를 지정한 다음에 확장자를 지정하고 데이터를 취합했던 모든 과정이 여기에 이 단계가 그대로 이 프로세스가 기록되는 거예요 이게 보면 제가 편집한 프로세스라고 보시면 됩니다 그래서 추가적으로 어떤 파일이 생성이 되면 이 프로세스를 그대로 적용하면 돼요 그걸 누가 하는 거예요? 제가 진행하는 건 엑셀 파워 쿼리라는 도구가 새로운 파일이 있으면 새로고침 이라고 하는 걸 클릭하는 순간 새로운 파일을 다시 한번 처음부터 쭉 이 단계를 거쳐서 내가 집계하는 문서에 자동 반영을 해줍니다 그래서 이런 단계를 로보틱 프로세스 오토메이션 약어를 따서 이 녀석을 RPA라고 부르게 되는 거예요 이렇게 전산 작업을 할 때, 디지털 작업을 할 때 단순 반복 작업을 많이 해야 되는 것들이 있어요 그러한 것들을 한마디로 내 작업을 레코딩, 기록을 하는 거예요 레코딩 기록하고 작업하는 단위가 바로 프로세스입니다 내가 작업한 단위를 레코딩하고 필요할 때 이걸 다시 플레이를 누르는 거예요 그러면 내가 작업했던 걸 한 번만 작업을 해주면 프로그램이 자동으로 그 프로세스를 반복하면서 생산성을 매우 높여줄 수 있습니다 그러한 DT 요소를 RPA라고 표현을 하고 RPA를 지원하는 프로그램이 되게 다양해요 그래서 여러분들이 이런 부분에 대한 관심이 있으면 RPA라는 프로그램을 활용하시면 매우 다양한 여러분 업무를 자동화할 수 있습니다 저희는 데이터 기반 DT 전략이기 때문에 이 RPA의 개념을 데이터 처리라는 단계를 적용해서 실제 활용 케이스로 제시를 해드렸습니다