Outlook에 내 일정 등록 시 그룹 일정에 자동 추가

강의 대본

1. 일정 등록 자동화 Outlook 내 캘린더에 일정을 등록했습니다. 그런데 내 캘린더가 다른 팀원이나 TFT에 공유가 되어 있지 않은 경우에 그 사람들은 내 일정을 알 수가 없죠. 그래서 별도로 내가 필요한 원하는 그룹 일정에 내 일정을 등록하는 일을 별도로 하곤 하실 텐데요. 내 캘린더에 일정을 등록을 하면 내가 지정해 놓은 원하는 그룹 일정에 내 캘린더에 등록된 일정을 자동으로 복사하도록 하는 겁니다 한번 살펴보도록 하죠 A 고객사에 미팅이 생겼습니다 그럼 보통 내 아웃룩에 일정으로 등록을 하죠 그리고 나서 팀의 그룹 일정으로 다시 등록을 할 겁니다 아웃룩에 일정 등록을 하고 나면 팀의 그룹 일정은 자동으로 등록이 되도록 자동화를 해보도록 하겠습니다 필요한 것은 내 마이크로소프트 365 Exchange 온라인 즉 아웃룩이고요 그리고 그룹이 필요합니다 당연히 내가 속해 있어야 겠죠 자 살펴보면 저 같은 경우에는 자체 캘린더고요 그리고 그룹 중에 마케팅 팀 일정을 이렇게 열었습니다 보통 저는 제 일정을 등록을 하고 마케팅 팀에 제 일정을 알리기 위해 복사를 하거나 새롭게 추가적으로 등록을 하는데요 이걸 제 캘린더에 일정을 등록을 하면 자동으로 그 일정이 마케팅 팀 캘린더에 복사가 되도록 하는 겁니다 자 이제 파워 오토메이트로 들어옵니다 들어오시는 방법은 이미 우리 베이직에서 다 배우셨죠 포털에 로그인한 후에 와플 버튼 앱 런처를 눌러서 파워 오토메이트로 들어오시면 되죠 왼쪽에 만들기 눌러서 만들어 보도록 하겠습니다 만들기를 누르면 자동화된 클라우드 흐름 인스턴트 클라우드 흐름 예약된 클라우드 흐름 데스크톱 흐름 이렇게 4가지 중에서 비어있는 상태에서 흐름을 만들 수가 있게 되는데요 자동화된 클라우드 흐름은 어떤 액션을 주거나 어떤 이벤트가 있거나 이런 거를 트리거로 사용을 해서 만드는 흐름이고요 인스턴트는 보시는 것처럼 내가 어떤 버튼을 클릭을 하거나 어떤 데이터를 선택을 하거나 그런 경우에 즉석에서 이 프로세스를 만드는 겁니다 예약된 클라우드 흐름은 어떤 시간, 일정 이런 식으로 예약된 거에서 클라우드 흐름을 만들게 되고요 데스크탑 흐름은 데스크탑 환경에서 만들게 되는 겁니다 우리는 어떤 액션을 통해서 내 일정을 등록하면 이죠 그래서 액션을 통해서 만드는 자동화된 클라우드 흐름으로 만들도록 하겠습니다 를 클릭을 하시고 들어오시면 바로 흐름 빌드를 할 수 있고 흐름 이름과 트리거를 선택을 하라고 나옵니다 자 우리는 일단 건너뛰기 할게요 이건 뒤에서 만들 수 있기 때문에 먼저 하지 않고 건너뛰기 하겠습니다 지금처럼 커넥터랑 트리거를 선택을 하라고 나오고요 제목이 없는 흐름이 하나가 만들어지게 되죠 여기에서 모두 탭에 가시게 되면 우리 Outlook 쓸 거잖아요 오피스 365 Outlook을 클릭합니다 만약에 보여지지 않으시는 분들은 여기다 검색하셔도 되세요 오피스 365 Outlook 누릅니다 그리고 커넥터를 오피스 365 아웃룩으로 선택을 했기 때문에 이 커넥터에 맞는 트리거가 보여져요 어떤 액션이 일어나면 이라고 하는 거죠 뭐냐면 내 일정을 등록하면이죠 그래서 새 이벤트가 만들어진 경우가 바로 트리거가 됩니다 그래서 커넥터는 오피스 365 아웃룩이고요 트리거는 새 이벤트가 만들어진 경우가 되겠습니다 누르시면 지금처럼 이렇게 새 이벤트가 만들어진 경우 아웃룩이죠 해서 이렇게 흐름이 추가가 된 게 보여집니다 일정을 선택을 해야 되겠죠 클릭하시게 되면 내 일정들이 보여지게 됩니다 저는 이 중에서 캘린더 온리라고 하는 제 캘린더를 선택을 하도록 하겠습니다 여러분은 여러분의 캘린더를 선택을 하시면 됩니다 일정 아이디는 내 캘린더가 선택이 됐고요 이제 새로운 흐름을 만들기 위해서 새 단계를 클릭을 합니다 그럼 작업 선택이라고 우리 처음에 했던 그 화면이 다시 보이게 됩니다 우리 뭐 할 거죠 내 아웃룩에서 새 이벤트가 만들어진 경우 조건이 다 끝났죠 그룹 일정을 자동 추가를 할 거였죠 여기에서 오피스라고 검색을 해줍니다 검색을 하고 나면 이렇게 오피스 365 그룹이 보여지게 되죠 오피스 365 그룹 커넥터를 클릭을 합니다 그럼 다시 또 트리거와 동작을 선택하는 게 나오죠 우리는 이번에는 이 그룹을 통해서 어떤 조건을 거는 트리거를 선택을 하는 게 아니라 어떤 동작을 할 거죠 그래서 트리거가 아닌 동작 탭을 클릭하고요 그룹 이벤트 만들기를 클릭을 합니다 그러면 지금 어떻게 된 건지 설명을 해드리면 Outlook에서 새 이벤트가 만들어지면 뭘 할 거냐면 그룹 이벤트를 만들 거다 라고 흐름을 추가를 한 거예요 이제 여기에 조건들을 넣어 줘야 되겠죠 그룹 아이디를 선택을 해야 되겠죠 이벤트가 만들어진 경우에 어떤 그룹의 이벤트를 만들 거냐 드롭다운 누르셔서요 저는 마케팅 팀이었습니다 여러분은 여러분의 팀을 고르세요 자 넣고 그룹 아이디는 마케팅 팀으로 들어갔어요 이제 제목 시작 시간 종료 시간 넣어야 되겠죠 제목 클릭하고요 이 제목은 그냥 텍스트로 넣어 주는 게 아니라 동적 콘텐츠를 넣어 주어야 합니다 그래서 오른쪽 하단에 동적 콘텐츠 추가 누르면 이와 같이 동적 콘텐츠와 식을 넣을 수 있는데 우리는 동적 콘텐츠를 넣어 줄 거예요 클릭하면 뭘 가져왔냐면 새 이벤트가 만들어진 경우, 똑같죠? 이 경우에 가져온 값들이에요. 아래에서 그룹 이벤트를 만들 건데 제목은 새 이벤트가 만들어진 경우에 제목을 가져오면 되겠죠. 제목을 클릭해 줍니다. 그러면 이렇게 제목이 알아서 들어가게 돼요. 시작 시간 종료 시간도 똑같이 넣어줘야 되겠죠 시작 시간도 클릭한 상태에서 동적 콘텐츠 추가 누릅니다 그러면 이렇게 새 이벤트가 만들어진 경우에서 표준 시간대를 사용한 시작 시간이 보여지게 되죠 역시 이것을 클릭을 해줍니다 종료 시간도 마찬가지로 클릭하고 동적 콘텐츠 추가 누르고 표준 시간대를 사용한 종료 시간에서 클릭합니다 그러면 이렇게 마케팅 팀 그룹 그리고 제목 시작 시간 종료 시간을 그대로 가져오게 되죠 그리고 나서 여기 고급 옵션 표시를 클릭합니다 그러면 더 많은 이벤트의 정보를 가지고 올 수 있어요 이벤트의 위치 예를 들어 뭐 강남에서 약속을 했다 위치 넣잖아요 그런 위치 정보도 클릭해서 동적 콘텐츠에서 가져올 수 있고요 중요도도 있죠 그리고 뭐 되풀이도 있을 수 있고요 뭐 하루 종일도 있을 수 있고 요런 것들을 모두 동적 콘텐츠에서 원하는 대로 가져올 수 있습니다 필요 없다면 고급 옵션은 다시 숨기셔도 돼요. 이제 다 만들어진 거예요. 새 이벤트가 만들어진 경우에 그룹 이벤트를 이런 조건으로 만들겠다. 이제 세팅이 끝났고 우리 이 플로우가 제목 없음으로 되어 있죠. 클릭을 하고 이름을 바꿀 수가 있습니다. 내 일정 등록 시 그룹 일정 자동 등록 플로우 이렇게 해놓으면 잊어버리지 않고 문제가 있거나 수정하고 싶을 때 들어와서 수정을 할 수가 있겠죠. 자 다 하셨어요 저장 누릅니다 자 그리고 이제 다 만들었으니까 테스트를 해봐야 되겠죠 물론 이 흐름이 자동으로 돌아갈 때까지 기다려도 돼요 하지만 문제가 없는지 잘 만들어졌는지 테스트를 해보면 되겠죠 오른쪽 상단에 테스트를 눌러서 수동으로 테스트를 해보겠습니다 수동으로 테스트를 하면 내가 그 액션을 해줘야 돼요. 트리거가 뭐였죠? 내 일정을 등록하면 이었죠. 그래서 제가 제 Outlook으로 가서 A사 미팅해서 5월 3일에 오전 9시부터 9시 30분까지 해서 미팅을 하나 만들었습니다. 제 캘린더에 미팅이 들어갔죠 마케팅 팀엔 아직 없어요 자 그리고 나서 보니까 흐름이 실행이 잘 실행이 됐어요 문제가 없죠 잘못 만드신 분들은 여기에서 느낌표 표시가 나거나 할 거예요 그러면 다시 돌아가셔서 뭐가 잘못됐는지 보고 편집을 하시면 돼요 흐름이 이렇게 실행이 되고 나면 이렇게 내 캘린더에 만든 일정이 마케팅 팀 일정에 그대로 복사가 돼서 들어간 걸 볼 수 있습니다 내 캘린더를 공유를 해도 되지만 이렇게 필요한 그룹이나 팀이나 뭐 TFT 뭐 이런 것들이 있다라고 하면 그 그룹 일정에 자동 추가를 하는 이런 플로우를 해 놓으면 업무가 조금 더 편리해지겠죠 그대로 따라 하셔서 되신 분들은 다음 2번 플로우로 넘어가고 만약 문제가 있었거나 잘 안되신 분들은 다시 강의를 뒤로 돌려서 내 일정을 그룹 일정에 자동 추가하는 플로우를 완성하시기 바랍니다.