Office 365 메일 보안

두 번째로 오늘 두 번째 주제인 문서 보안에 대해서 설명을 드릴 건데 간략하게 설명을 드리도록 하겠습니다. 기업의 중요 정보 유출 사례 굉장히 많죠. 여러 가지 사례가 있는데요. 제가 하나의 사례를 실제로 들은 얘기입니다. 하나의 사례를 소개를 드리면 어떤 회사에 부사장님이 계셨어요. 이 부사장님이 대표나 재무팀장, 마케팅팀장, 연구팀장으로부터 회사의 굉장히 중요한 자료들을 다 받았습니다. 물론 재직 중에 받았죠. 그런데 이분이 한 1, 2년 다니다가 어? 이거 사업성 괜찮은데? 나도 나가서 하나 차려야 되겠네? 그리고 이거를 그동안 받은 정보들을 싹 다 가지고 밖으로 나가서 한 회사를 차립니다. 그런데 갖고 나가는 종류도 다양해요. 모바일에도 담아나가고 내 개인 노트북에도 담아나가고 그다음에 CD 드라이브, 클라우드에도 올리고 메일로도 유출하고 해가지고 어쨌든 다 갖고 가가지고 똑같은 회사를 차립니다. 이런 사례 중소기업에서는 굉장히 많으실 거예요. 이거 막을 수 있는 방법이 있을까요? 그 방법이 여러분들 이 AIP라고 하는 서비스인데요. 제가 결과부터 말씀을 드리면 이 유사한 솔루션이 국내에도 굉장히 많이 있는데 보통 이렇게 막을 수 있는 것을 구축하려면 적어도 2000에서 3000 정도가 들어갑니다. 그런데 여러분들 이 AIP라는 서비스를 사용하시려면 AIP라는 서비스를 사용하시려면 1인당 제일 낮은 버전이 2,000원이면 돼요. 1인당 2,000원. 그 정도로 굉장히 적은 비용으로 구축하실 수 있는 문서 보안이라고 보시면 되고요. 기업 정보 보호. 고위 간부의 87%가 클라우드 개인 계정으로 회사 중요 정보를 업로드를 한다고 합니다. 그 다음에 전 세계 58%의 직장인이 엉뚱한 사람에게 민감한 정보를 실수로 발송하는 경우도 많다고 합니다. 그 다음에 유출 차단 이런 거에 차단하는 거에 보안에 관심 없는 사람들이 80% 이상이라고 해요. 굉장히 놀랍죠. 그래서 유출된 사례들이 굉장히 많습니다. 사례들이 굉장히 많은데 제가 최근 정보도 많지만 그건 어떤 특정 기업이 노출될 수 있기 때문에 과거 정보를 조금 가지고 보여드렸는데요. 어쨌든 심각하다는 얘기죠. 이 심각한 게 어떤 식으로 지금 유출이 되고 있느냐. 문서나 메일을 통해서 복사나 인쇄, 공유, 전달을 통해서 기밀이 현재 유출이 되고 있다고 합니다. 이런 것들을 막을 수 있는 방법이 있느냐? 그게 아까 말씀드린 Azure Information Protection이라는 서비스고요. 줄여서 AIP라고 얘기를 하는데, AIP는 P1과 P2라는 버전이 있는데, 두 개의 차이점은 하나는 수동으로 하느냐 하나는 자동으로 하느냐 이 차이점밖에 없어요. 기능은 다 똑같아요. 거의 다 똑같은데 하나는 수동, 하나는 자동이라고 보시면 됩니다. 그래서 이 AIP는 중요도에 따라서 데이터를 분류하고 그 다음에 문서를 암호화하고 메일을 암호화하고 그 다음에 거기에 대한 권한을 관리하고 직관적인 프로세스라고 써있지만 이건 조금 아닌 것 같기도 하고요. 어쨌든 그 다음에 세부적인 추적 및 보고 기능이 다 들어가 있습니다. 좀 간단하게 설명을 드리면요. 아까 우리 레이블 설명 들으셨죠. 내부용, 임원용 또는 회사기밀 이런 레이블이 달린 것들에 미리 사전에 정의가 되어 있어요. 그 회사 기밀이라고 레이블이 붙어 있는 것들은 다른 거 다 안 되고요. 보기밖에 안 돼요. 하나만 딱 열려 있어요. 또는 내부용이라고 꼬리표가 붙어 있는 거는 사전에 보기, 그 다음에 여기 보면 회신, 그 다음에 인쇄, 전달, 전체 회신 요거까지만 되도록 돼 있어요. 자, 임원만이라고 돼 있는 거는 이 중에 또 어떤 것들을 설정해 가지고 얘는 요거밖에 안 된다라고 돼 있는 거예요. 그리고 추가적으로 기능은 열었고요. 누구누구가 볼 수 있다라고 사전에 정의가 되어 있는 거예요. 그래서 한마디로 얘기하면 내부용은 누구누구가 볼 수 있고 이 중에 어떤 기능을 사용할 수 있다 미리 정의가 되어 있는 거예요. 그거를 사용자들은 내부용이라고 딱 꼬리표만 달아 놓으면 이게 USB로 밖으로 나가든 아니면 메일로 밖으로 나가든 아무 상관없어요 어쨌든 그 사람은 권한이 없으면 못 보고 설사 볼 수 있다 하더라도 이런 저런 제한들 때문에 할 수 있는 것들이 굉장히 제한적이라는 거죠 자 그러면은 설정이 어렵냐 그 사용자들이 일단 어려우면 쓰기 불편해야죠 설정이 어렵냐 어렵지 않습니다 화면에 보시면은 여기 워드파일, 지금 워드입니다. 워드에 보면 자동으로 여기 아까 말씀드린 레이블이 쭈루룩 나와있어요. 여기서 사용자들은 선택만 하시면 돼요. 그냥 선택만 하시면 되고 그 다음에 여기 보시면은 파일 정보에 들어가가지고 문서 보호에 들어가면은 이렇게 똑같이 하고 있습니다. 똑같이 위에 보이는 레이블이 있어요. 그래서 문서를 쓰다가 버튼만 딱 클릭하면은 얘는 레이블이 딱 붙는 거예요. 그러면서 이거는 볼 수 있는 사람이 제한이 돼 있고 할 수 있는 기능들이 다 제한이 돼 있다는 거죠. 이게 내부에 있든 밖에 있든 아니면 USB로 담아 가지고 있든 아무 상관없습니다. 자 그 다음 경우에 따라서는 미리 정해진 어떤 레이블에 의해서 하는 게 아니고 사용자들이 이 파일은 누구누구만 볼 수 있고 그다음에 우리 거래처 누구만 볼 수 있다 이렇게 정의를 할 수 있었으면 좋겠죠. 그랬을 때 쓰는 게 액세스 제한이라는 거고요. 사용자 정의이고요. 여기에는 누가 열 수 있고 누가 편집할 수 있고 그다음에 언제까지 볼 수 있고 온라인인 상태에서 봐야 되고 이런 것들을 다 정의할 수 있다는 거죠. 자, 그 다음에 이제 그 메일 같은 경우에는 더 쉽습니다. 메일 같은 경우에는 레이블을 정하니까 이게 여기에 맞나 저기에 맞나 헷갈려요. 그럴 때 여기 보시면 메일에 전달금지라는 버튼이 AIP를 설치하게 되면 자동으로 생성이 됩니다. 그래서 전달금지를 딱 눌러 놓게 되면요. 이거는 받는 사람 외에는 누구도 이걸 볼 수가 없고요. 심지어는 인쇄도 안 되고, 회신도 안 되고, 다른 사람한테 전달도 안 되고, 메일 보안도 사용 가능 메일을 보내실 때 만약에 레이블을 설정을 했다고 하면 거기에 첨부되는 파일도 동일한 권한을 다 갖게 됩니다. 그래서 파일 따로 걸고 메일 따로 걸고 이게 아니고요. 메일에다가 쓰면서 전달금지 버튼 딱 눌러 놓고 파일만 첨부하면 그 기능들을 그대로 다 상속받아서 똑같이 사용하실 수 있게 편리하게 설정이 되어 있습니다. 만약에 권한이 없는 사람들이 이 파일을 열어보려면 이런 메시지가 나타납니다. 권한이 만료되서 이 문서를 열어볼 수 있는 권한이 없습니다. 요청하시겠습니까? 이렇게 나오고요. 권한이 있는 경우에도 프린트 버튼 지금 안 보이시죠? 이렇게 회색 처리된 거 보이시죠? 그 다음에 아웃룩의 전달 버튼도 이렇게 안 보입니다. 그리고 화면 캡처 툴을 딱 띄우면은 그냥 이렇게 시커멓게 다 변하고요. 이런 경우에는 어떤 권한이 설정이 되어 있는지까지도 다 보실 수 있습니다. 여기까지는 이제 못 보게 하는 거고요. 누가 열어봤는지도 궁금하시죠 이 문서를 누가 열어봤는지 그 사람이 적법한 권한을 가지고 있는지 권한이 없던 사람인지 추적 및 권한 회수 쪽에 들어가시면 이렇게 이렇게 누가 받는지 누가 거부가 되는지 보실 수가 있고요. 만료 날짜 설정하실 수 있고 지역적으로 어디서 받는지 이런 것들 다 보실 수 있습니다. 뿐만 아니라 이미 받더라도 회수 버튼을 누르게 되면 바로 이 권한을 회수하실 수가 있습니다. 이게 여러분들 문서 보안 기능이라고 보시면 됩니다.