데이터 보호와 버전 관리

이번 영상에서는 Google 스프레드시트의 데이터 보호와 버전 관리에 대해 함께 알아보도록 하겠습니다 스프레드시트는 공동 편집자를 허용하고 여러 사람이 동시에 이 데이터를 열람할 수 있기 때문에 데이터의 보호라고 하는 관점이 굉장히 중요한데요 우리가 어떤 문서에 대해서 편집 권한을 줬음에도 불구하고 문서 전체에 대해서 비교적 자유롭게 편집을 할 수는 있으나 특정 범위에 대해서는 편집하면 안 된다 라고 제한을 더해야 하는 경우도 많이 있습니다 전체적으로는 편집이 다 가능하지만 그럼에도 불구하고 이 부분은 편집하면 안 된다 라고 할 때 우리는 데이터 보호 라고 하는 기능을 사용합니다 예를 들어 여기 눈에 잘 띄는 부분을 좀 제가 제한을 걸어 보겠습니다 한 5줄 정도 걸어 볼까요 여기 범위 정도 우리가 보호를 걸 부분을 좀 더 눈으로 확 볼 수 있게 하기 위해서 노란색으로 좀 별도로 표시해 보겠습니다 우리는 D열의 2번부터 E열의 6번까지 이렇게 10개의 셀에 대해서 데이터 보호를 걸고 싶습니다. 그럼 데이터 보호를 걸겠다고 하시면 일단은 보호할 범위를 선택하신 후에 데이터 탭을 열어보시면 데이터 탭에 시트 및 범위 보호라고 하는 메뉴를 찾으실 수가 있습니다. 시트 및 범위 보호 이렇게 눌러주시면 보호할 곳의 이름을 지정해 주게 되어 있는데요 일단 이것을 왜 보호해야 하는가 보호할 이름 한번 적어 보겠습니다 저는 편의상 보호범위 1 이라고 적겠습니다 우리는 특정 시트가 아니라 판매 관리라고 하는 특정 시트가 아니고 범위를 가지고 보호를 걸겠습니다 만약에 시트 단위로 하고 싶다 전체적으로 이 시트에 특정한 몇 개의 셀을 제외하고 나머지는 다 보호해서 건드리지 못하겠다 라고 하신다면 시트를 활용하시고 저처럼 반대로 전체적으로 허용을 하는데 특정 범위만 못하게 하겠다 라고 하실 때는 범위를 사용해 주시면 되겠습니다 어느 쪽을 더 막느냐 보다 허용적이냐 보다 특정 범위만 허용하느냐라고 하는 부분을 좀 집중적으로 보시면 되겠습니다 노란색으로 되어 있는 D2에서 E6까지의 셀 이 범위를 보호하겠습니다 보호하기 위해서 권한 설정 한번 눌러 볼까요? 권한 설정을 눌러 보시면 범위의 수정 권한을 제한한다라고 하는 것을 볼 수 있습니다 이 범위를 수정할 때 경고를 표시하고 이 범위를 수정할 수 있는 사용자를 제한한다 라고 되어 있는데요 이 데이터 보호의 정도는 소유자인 현재 지금 여러분께서 보고 계시는 이 화면은 해당하는 스프레드시트를 만든 소유자입니다 소유자 계정인데 이 소유자 계정에 대해서마저도 데이터 보호를 걸 수가 있습니다 내가 실수로도 절대로 고치면 안 되는 부분 우리가 이것을 미리 경고를 해줄 수가 있는 거죠 이 범위를 수정할 때 경고를 표시한다 절대 고칠 수 없다 라고 한다면 나 자신이 고칠 때도 안 된다 라는 경고가 나오게 됩니다 이 범위를 수정할 때 경고를 표시한다 완료했습니다 변경사항이 저장되었습니다 그러면 현재 이곳에 범위 보호를 걸어둔 스프레드시트의 소유자인 내가 블루투스 헤드폰이라고 되어 있는 이 D2번 셀의 값을 수정하려고 더블클릭하면 그리고 수정을 시도하면 자 뭐라고 뭐라고 할까요 블루투스 헤드셋 헤드셋 이렇게 뭔가 지금 보면 편집이 가능한 것 같죠 여기서 이렇게 변경하겠다 나는 블루투스 헤드폰을 블루투스 헤드셋으로 변경하겠다 라고 입력하시고 엔터를 치시면 수정할 수 없다 라고 나오는 걸 볼 수 있습니다 실수로 변경하면 안 되는 시트 일부를 수정하려고 한다 정말 수정하겠는가 라고 하는 거죠 물론 소유자인 저는 수정이 가능합니다 나는 수정하겠다 경고 메시지를 보고 취소를 클릭하시면 됩니다. 보호가 걸려 있는 부분에 우리가 사람이다 보니까 언제나 실수할 수 있고 수정하면 안 되는 부분 경고를 띄워 주는 부분에 대해서 수정을 시도하면 해당하는 주의사항을 받아 보는 것이 가능하다 라고 하는 거죠 자 그럼 이 범위를 다시 한번 또 수정해 보겠습니다 권한을 바꿔 볼까요 현재는 누구나 수정을 할 순 있지만 수정 전에 알려준다 라고 하는 겁니다 자 권한을 바꿔서 이번에는 아무나 수정할 수 없다 특정 사용자만 수정할 수 있다 한번 바꿔 보겠습니다 맞춤인 거죠 나만 가능하다 또는 특정 사용자 아래에 있는 명단에 있는 사람들은 가능하다 라고 하는 것입니다 저는 그냥 맞춤 상태로 두고 저의 수정 권한은 그대로 두고 또 다른 계정 jacy.moneymagnet.co.kr 이라고 하는 이 계정은 수정 권한이 없다 라고 만들어 보도록 하겠습니다 수정 권한이 없다 라고 만들겠습니다 완료하시면 변경했습니다 라고 나오게 되고요 자 지금 보시면은 이 부분에 대해서는 이제 변경할 권한을 가지고 있는 사람은 오로지 스프레드시트의 소유자인 저뿐인거죠 저만이 컴퓨터 액세서리 변경 액세서리라고 하는 문구를 지우고 엔터를 치니까 저는 수정할 권한을 가지고 있는 해당 범위에 대해서 수정한 권한을 가지고 있는 사용자이기 때문에 아무 문제 없이 수정이 완료되었습니다 그렇다면 수정 권한을 갖고 있지 않은 사람은 어떠할까요? 수정 권한을 갖고 있지 않은 사람의 스프레드시트 창으로 넘어왔습니다 지금 우리가 컴퓨터 액세서리라고 되어 있는 부분에서 지워진 걸 발견했습니다 지워지면 안 되는데 지워졌네요 그러면 제가 다시 액세서리라고 한번 입력해 볼까요 누군가 잘못했습니다 최정아 잘못 편집했네요 다시 더블클릭해서 액세서리라고 쓰려고 하자 문제가 발생했습니다 라고 나오는 걸 보실 수가 있죠 이 범위는 보호되어 있기 때문에 수정을 하려고 하는데 현재 이 사용자 소유자가 아닌 권한을 부여 받지 않은 사용자는 이 범위를 수정할 수가 없습니다 보호되어 있는 상태에서는 보호를 해제하지 않으면 해당하는 범위를 수정할 수 없다 라는 이러한 경고 문구가 나오는 것을 보실 수 있구요 확인 누르면 결국은 수정하지 못하고 일방적으로 봐야 하는 거죠 그런데 우리가 이렇게 데이터가 임의로 수정되서 변경되는 것을 막으려고 노력을 함에도 불구하고 아무래도 여러 사람이 공동 편집을 하다보면 예상하지 못한 상황은 언제나 벌어질 수 있습니다 항상 철저하게 범위를 보호하고 권한을 관리하고 아무리 노력해도 항상 비는 부분은 나타나게 돼 있죠 그래서 우리가 의도하지 않게 데이터가 변경되었을 때 이 문제를 어떻게 해결할 것인가 또 이렇게 변경된 부분이 어디인지 정확하게 어떻게 찾아낼 것인가 라고 하는 것은 구글 스프레드시트를 사용할 때 굉장히 중요한 요소 중의 하나입니다 이럴 때 사용하는 것이 바로 버전이라는 개념입니다 구글 스프레드시트의 파일 메뉴를 보시면 이 파일 탭의 아래쪽에 파일 탭의 아래쪽에 여러분께서 버전 기록 이라고 하는 메뉴를 보실 수가 있습니다 버전 기록 이라고 하는게 있는데요 버전 기록에서 더 아래쪽에 있는 버전 기록 보기 라고 하는 걸 먼저 보겠습니다 버전 기록 보기를 클릭해 보시면 지금 보시는 바와 같이 시간의 흐름에 따라서 누가 어떠한 수정을 하였는가 라고 하는 내용이 남는 것을 보실 수가 있습니다 구글 스프레드시트에서 우리가 뭔가를 변경하면 따로 파일 저장 같은 걸 누르지 않아도 해당하는 내용이 저장되잖아요 그것이 모두 버전으로 남게 됩니다 아래쪽에 보시면 이 버전에 대해서 각각의 버전이 어떤 변경사항이 있었는가 이 버전에 어떤 변경사항이 있었는가 라고 하는 사항이 표시가 되고요 우리는 각각의 버전에서 변경사항들을 이렇게 마우스로 클릭해 보시면 누가 변경했는가 라고 하는 것을 사용자의 색상을 통해서 그 사람이 어떤 부분을 변경했는가 라고 하는 것을 스프레드시트에 표시되는 걸 통해서 확인할 수 있습니다 각각의 버전들 하나하나가 버전이 되는데요 각 버전에서 정확히 어떠한 변경이 이루어졌는가 라고 하는 것은 앞쪽에 있는 화살표를 눌러주시면 자세하게 각각의 시간별로 어떤 변경 사항이 발생했는가 라고 하는 것을 이렇게 변경 내용을 보실 수가 있습니다 변경이 어떤 내용이 되었는가 라고 하는 것을 확인하실 수가 있다 라고 하는 거죠 만약에 여러분께서 이러한 버전의 내용을 확인을 하시는데 확인하셨는데 보니까 누군가가 크게 실수를 해놨습니다 예를 들어서 오후 8시 31분에 변경된 내용이 이렇게 바뀌면 안됐는데 바뀌어 있다 라고 가정을 해볼게요 그렇다면 이 버전이 아니고 앞에 버전을 유지해 주는 것이 중요하겠죠 31분의 변경사항은 포기하게 되고 8시 30분의 변경사항을 쓰는 그때의 버전을 사용하는 게 좋을 겁니다 그럴 경우에 우리가 해당하는 버전을 사용하겠다 라고 하시면 버전을 마우스 오버해서 선택하시면 오른쪽에 이렇게 추가 작업이라고 하는 버튼이 뜨는 걸 보실 수가 있습니다 추가 작업을 눌러 보시면 이 버전으로 복원하겠다 라고 하는 것을 보실 수 있습니다 이 버전으로 복원하겠다 라고 하시면 해당 시점에 그 버전 상태로 파일이 돌아가게 됩니다 이 버전으로 복원하겠다 선택해 주시면 해당 상태로 돌아가게 된다 라고 하는 거죠 이거 외에도 우리가 모든 버전을 다 저장할 필요는 없지만 중요한 어떤 변경 사항이 중요한 업데이트가 있는 그러한 버전들을 따로 모아서 봐야 할 수도 있습니다 그럴 경우에는 이것은 항상 백업용으로 중요 업데이트가 있었던 직후의 버전이다 라고 한다면 선택해서 버전의 이름을 지정한다 라고 하실 수가 있구요 버전의 이름을 지정한다 단순히 어느 시점이다 라고 하는게 아니라 중요 업데이트 완료 버전 뭐 예를 들어서 이렇게 뭐 아니면 알파 테스트 버전 베타 버전 이렇게 이름을 지어 주시면 해당하는 버전이 특별한 이름을 특별한 이름을 갖게 되면 이제는 모든 버전을 다 보는 것이 아니라 우리가 모든 버전을 다 확인하는 게 아니라 특별히 이름이 지정된 버전만 보겠다 라고 이렇게 필터링해서 중요하게 우리가 메모해 둔 버전들만 알파 버전, 베타 버전, 세타 버전 특별한 시점의 버전들만 기록으로 남겨 둘 수가 있다 라고 하는 것입니다 우리가 버전을 확인해서 이름을 줄 수도 있고 그 버전으로 복원하는 것도 가능합니다 이렇게 버전을 확인하시면 뒤로 가기를 누르시고 만약에 현재 시점에 이 편집의 결과가 특별히 저장할 만한 가치가 있다 라고 판단하신다면 다시 파일의 버전 기록에서 현재의 버전의 이름을 지정하겠다 공동 편집자들 사이에서 굉장히 많은 데이터 변경이 이루어지기 때문에 이러한 변경을 임의로 이루어지지 않게 막기 위해서 데이터를 보호한다거나 또는 버전을 저장하고 또 버전으로 복원하고 업데이트 하는 이런 작업들도 할 수가 있습니다 그럼에도 불구하고 그럼에도 불구하고 때로는 소수의 사람들만 그냥 편집이 가능한 소수의 사람들만 이 파일을 보게 하고 나머지 사람들은 그냥 내용만 보게 하는게 훨씬 좋을 것 같은데 라는 생각이 드실 수도 있으세요 예를 들어 지금 우리가 이 파일을 공유를 눌러서 공유해서 링크를 가지고 있는 모든 사용자에게 어떻게 하겠다 라고 처리를 하시면 링크를 가지고 있는 모든 사용자가 수정을 할 수 있고 또는 다 볼 수 있고 뭔가 이렇게 일괄 처리되는 거잖아요 그렇게 하지 않으시고 여러분께서 편집의 화면 지금 우리가 보고 있는 이 화면은 구글 스프레드시트의 편집 화면입니다 보시면 에디트 화면이다 라고 하는 것을 확인하실 수 있구요 이 에디트 화면하고 누구나 쉽게 주소만 가지면 볼 수 있는 결과 화면 웹에 게시되는 결과 화면을 내가 좀 다르게 하겠다 라고 하는 것도 가능하세요 편집 화면을 꼭 누군가에게 공유해 줘야 되고 편집 화면에 대해서 권한을 부여할 필요는 없습니다 단순히 내용을 보여주기 위한 거라면 이렇게 에디트 화면, 편집 화면을 공유해 주는 것보다는 그들이 정보를 볼 수 있도록 공유 받을 수 있도록 웹에 게시해 주는 방법을 생각하실 수가 있는데요 에디트와 실제 공유하는 화면을 분리해 주는 겁니다 이러한 방법은 파일 탭에서 보시면 파일 탭에서 파일 탭을 눌러보시면 파일 탭에 공유라고 하는 게 있고요 현재 다른 사용자와 공유한다라고 하는 것은 이 에디트 화면, 편집 화면에 대한 이야기입니다 그런데 그것 말고 아래쪽에 보시면 웹에 게시라고 하는 부분이 있죠 웹에 게시를 한번 눌러보겠습니다 웹에 게시를 클릭해 보시면 지금 보시는 바와 같이 이 콘텐츠를 웹에 게시한다 라고 하는 메뉴가 뜨는 걸 보실 수가 있으세요 링크를 만들겠습니다 전체 문서에 대해서 웹페이지를 만들다 만약에 전체 문서가 아니고 해당 스프레드시트가 여러 개의 시트를 가지고 있다 라고 하실 경우에는 지금 우리가 보고 있는 스프레드시트 파일은 판매 관리라고 하는 시트 하나밖에 없기 때문에 하나가 나타나지만 2개 3개 시트 1 시트 2 시트 3 있을 경우에 특정 스프레드시트 특정 시트만 공유하시는 것도 가능하다 라고 하는 점 말씀드리고요 아래쪽에 있는 게시된 콘텐츠 및 설정 눌러 보시면 지금 이 문서가 수정되면 자동으로 다시 게시한다 라고 하는 옵션도 있습니다 만약에 편집된 화면에서 편집 화면에서 편집된 어떤 내용을 편집한다 라고 하면 우리가 편집하면 지금 우리가 보고 있는 스프레드시트는 편집 화면입니다 그런데 우리가 이것을 웹에 게시한다 라고 누르는 순간 웹 페이지가 만들어지게 되는 거고요 이 웹 주소를 가진 사람은 누구나 다 이 페이지를 볼 수가 있습니다 하지만 이 둘은 다른 페이지인 거죠 하지만 시간이 지나서 편집되는 화면 우리가 스프레드시트에서 어떤 내용을 바꾼다 라고 가정해 보겠습니다 이 내용을 바꿨을 때 만약에 여러분께서 문서가 수정되면 자동으로 다시 게시한다를 체크하지 않으신다면 여러분께서 이 스프레드시트의 내용을 변경하셔도 웹에 게시된 내용은 달라지지 않습니다 처음에 게시될 때의 시점 정보를 그대로 가져갑니다 하지만 여러분께서 문서가 수정되면 자동으로 다시 게시한다 를 선택해 주시면 체크해 주시면 우리가 이렇게 스프레드시트에서 어떤 내용을 바꾸면 해당하는 내용이 게시된 내용에도 다시 업데이트 되어서 해당하는 페이지의 내용도 업데이트를 할 것인가 말 것인가 여부를 아래쪽에 있는 체크박스에서 선택해 주실 수 있습니다. 저는 자동으로 다시 게시한다는 것을 선택하고 한번 게시해 보도록 하겠습니다. 선택 항목을 게시하시겠습니까? 라고 하시면 이제 웹에서 보게 되는 페이지와 편집용 스프레드시트의 페이지가 분리되는 겁니다 그래서 새로운 링크가 생기게 되고요 이 링크를 한번 복사해 보겠습니다 링크를 복사했고요 제가 복사한 링크를 여기에 이렇게 입력해 보도록 하겠습니다 입력해 보시면 URL이 나오고 이제는 편집 화면이 아니라 편집 화면이 아니라 일방적으로 이 스프레드시트가 갖고 있던 내용을 보여주는 웹에서 볼 수 있는 보기 화면이 뜨는 것을 아실 수가 있습니다 편집용 화면은 기존에 가지고 있던 권한의 설정을 그대로 가지고 있고 이 권한의 설정에 따라서 접근할 수 있는 사람만 접근하게 되는 거죠 여기서 어떤 편집이 이루어지건 만약에 자동으로 게시하지 않는다를 체크하시면 업데이트가 이루어지지 않는 거고 저는 자동으로 게시한다라는 걸 체크했으니까 우리가 확연하게 좀 알아볼 수 있도록 대분류라고 하는 요곳에 채우기로 빨간색 정도로 이렇게 채워볼까요 빨간색으로 셀을 채운다 라고 하는 이러한 변경을 가했습니다 스프레드시트 편집 화면에서 에디트 화면에서 지금 우리가 셀의 색상을 채웠습니다 변경했죠 이러한 변경 사항이 웹페이지에 물론 여기 시간 차이는 있습니다 새로고침 해보면 바로 반영이 되지 않았는데요 시간 차이가 있기 때문에 약간의 딜레이는 있습니다 약간의 딜레이는 있지만 여러분께서 네, 이제 반영됐네요. 저는 영상을 잠깐 퍼즈했는데요. 한 10초? 10초에서 15초 정도가 걸렸습니다. 약간의 딜레이는 있다 라고 하는 거 감안해 주시고요. 지금 보시는 것처럼 이렇게 변경을 하게 되면 변경된 내용이 스프레드시트의 웹에 게시한 화면에도 이렇게 자동 반영되는 걸 볼 수 있습니다. 여러분께서 데이터를 충분히 안전하게 보관해야겠다 라고 하시면 소수의 편집자에게 정확하게 편집 권한을 갖고 있는 사람들에게 권한을 부여하시고 그들과 커뮤니케이션을 진행하시고 또 그럼에도 불구하고 바꾸면 안 되는 부분에는 데이터 보호를 걸어주시고 또 버전을 저장하시고 버전 이용해서 복원하시며 대중에게 공개되어도 된다 이것은 보여줘야 되겠다 라고 생각하는 부분은 웹에 게시라고 하는 방법도 적극적으로 고려해 주시면 구글 스프레드시트를 통해서 우리가 다양한 협업이 가능할 것이다 라고 하는 점을 말씀드리고 또 이러한 데이터 관리 방법을 추천드립니다