제대로 공유하기 – 메모, 숨기기, 보안

회사에서 사용하는 문서를 어떻게 하면 조금 더 효율적이고 또 보안상의 문제가 없도록 공유할 수 있을까요? 가장 먼저 메모 기능을 소개하겠는데요. 자, 예를 들어서 이 데이터에 특이사항이 발생했습니다. 여기 관악점에서 USB에 대한 매출액 중에 아무것도 입금이 되지 않은 부분이 있는 거예요. 이럴 경우에 왜 매출이 결제가 되지 않았는지 이런 것들을 경영자 혹은 이해관계자들이 궁금해할 수가 있습니다. 이럴 경우에는 메모를 통해 아, 여기는 아직 오픈한 지 2주밖에 되지 않아서 아, 여기는 7월 둘째 주까지 입금해주겠다고 했습니다. 라는 사인을 주고 싶습니다. 자, 메모를 삽입할 건데요. 메모를 삽입하는 방법은 오른쪽 마우스를 누르면 메모 삽입이라는 메뉴가 보입니다. 여기 mini라고 되어 있는 게 작성자 이름이고요. 우린 여기에 7월 둘째 주까지 결제 예정 이라고 적어 두겠습니다. 그리고 옆에 있는 이 조정키를 눌러서 이 메모 상자를 위로 이동하거나 크기를 조정할 수도 있습니다. 이러고서 다른 셀을 누르면 메모는 숨겨지게 됩니다. 숨겨진 메모는 다시 마우스를 갖다 대면 이렇게 표시가 됩니다. 혹시나 이 메모를 못 보고 지나칠 수도 있을까 하는 염려가 있다면 마우스 오른쪽을 눌러 메모, 표시, 숨기기에 클릭을 합니다 그럼 이렇게 다른 셀을 눌러도 메모가 사라지지 않고 표시가 되어 있고요 다시 한번 숨기기를 누르면 아까와 똑같이 숨겨져 있게 됩니다 메모를 편집할 수도 있고요 메모 삭제도 가능합니다 이번엔 데이터를 숨겨 보겠습니다 경영자에게 보고를 해야 할 경우에 가독성이 좋게 만들어야 합니다. 지금 이 데이터는 금액 부분도 입금액, 미입금액이 다 나눠져 있어서 대체 뭘 봐야 될지 경영자가 한눈에 볼 수가 없습니다. 우리는 이 금액만 남기고 두 가지 데이터는 숨기도록 하겠습니다. 숨길 땐 열을 의미하는 알파벳을 클릭하고 숨길 범위를 드래그 혹은 클릭, 컨트롤 클릭해서 범위를 지정합니다. 그리고 알파벳 부분에 오른쪽 마우스를 클릭하면 마지막에 숨기기라는 메뉴가 보입니다. 숨겨졌습니다. 필요한 금액 데이터만 남기고 불필요한 데이터가 숨겨져서 보기가 좋아졌어요. 숨기기 취소를 통해서 펼쳐볼 수도 있는데요. 지금 GH 양옆에 F와 I가 있었습니다. 숨기기 취소를 할 때는 이 양옆에 있던 이 범위를 모두 지정을 해주고요. 다시 오른쪽 마우스 클릭, 숨기기 취소를 클릭해줍니다. 그러면 다시 입금액, 미입금액, 숨겨졌던 데이터들이 나타납니다. 자 그럼 이제는 내가 작성한 문서를 어떻게 하면 아무나 편집할 수 없고 아무나 열어볼 수 없게 만들 수 있을지 알아보겠습니다. 종종 우리가 공유한 문서가 다른 사람에 의해 실수로 혹은 고의로 변경되어 곤란한 상황에 놓이게 되는 경우가 발생하죠. 특히 엑셀 데이터는 거래대금이라든지 수치를 다루는 문서이기 때문에 더욱 보안에 신경을 써야 합니다. 시트 보호 기능을 사용하면 문서 내부의 데이터가 수정되지 않게 보호할 수가 있습니다. 보호할 시트를 선택하고 검토에서 시트 보호를 선택합니다. 시트 보호 해제 암호라고 되어 있는데 여기에 비밀번호를 입력하고 확인을 누릅니다. 열기 암호를 다시 입력하라네요. 확인을 누르면 이제 암호 입력 없이는 시트의 내용을 수정하고 입력할 수가 없게 됩니다. 시트 내용뿐 아니라 열이나 행을 삽입하거나 삭제할 수도 없어요. 비활성화 되어 있는 거 보이시죠? 이번엔 이 시트 보호를 해제해보겠습니다. 검토에서 메뉴를 선택하고 암호를 다시 입력해줍니다. 그럼 방금 삽입 삭제 비활성화 되어있던 게 풀렸고 금액 부분도 수정이 가능해졌습니다. 시트 보호가 되면 셀의 데이터 입력이나 입력된 데이터를 수정하지 못하도록 잠기는데요. 그런데 이 시트 중에 일부 범위는 수정이 가능하도록 만들 수 있습니다. 열과 행이 시작되는 이 부분을 선택하면 시트의 모든 셀이 블록 지정이 됩니다. 여기서 마우스 오른쪽 누르고 셀 서식, 우리 아까 컨트롤 1로 들어갔던 그 셀 서식 대화 상자입니다. 여기서 보호 탭에서 잠금이라고 되어 있는 부분이 체크되어 있는 거 보이시죠? 여기가 체크가 되어 있었기 때문에 시트보호를 하면 데이터 수정이 전혀 안 되는 것이었습니다. 하지만 잠금을 해제하면 시트보호를 하더라도 수정이 됩니다. 취소하고 일부만 한번 단가 10개 셀 정도만 셀 서식에 들어가서 잠금을 풀어보겠습니다. 그리고 잠금 풀어준 뒤에 시트보호를 눌러서 비밀번호를 걸어줍니다. 확인을 눌러주면 단가에서 우리가 아까 잠금을 풀어줬는데 수정이 되나 보겠습니다. 수정이 되네요. 옆에 있는 휴대폰 케이스 셀은 같은 시트로 시트보호가 되어 있는 상태이지만요. 잠그지 않은 셀은 저희가 수정도 가능했네요. 이번에는 문서에 있는 시트를 추가하거나 삭제 혹은 숨기기 취소 등의 작업을 할 수 없게 설정하는 통합문서보호를 소개하겠습니다. 예를 들어서 다른 팀과 공유하는 엑셀 문서에서 특정 시트만 보이지 않도록 설정하고 싶다면 이 시트를 선택하고 오른쪽 마우스를 누르면 숨기기가 있습니다 하지만 이렇게 단순히 숨기게 되면 숨기기 취소를 통해서 볼 수가 있겠죠 자 이때는 숨기기 취소 기능도 사용하지 못하게 하는 통합 문서 보호를 눌러보겠습니다 암호를 입력해주시고 다시 한번 오른쪽 마우스를 눌렀더니 숨기기 취소에 이렇게 비활성화가 되어있네요. 마지막으로 여러 사람이 사용하는 컴퓨터에서 내가 작성한 문서를 아예 열어볼 수조차 없는 문서보호 기능을 알려드리겠습니다. 먼저 기본적인 저장을 하는 것과 마찬가지로 파일 다른 이름으로 저장해서 바탕화면에 1-4 이렇게 파일 이름까지 적어줍니다. 저장 옆에 도구가 있습니다. 이 도구에서 일반 옵션을 누르면 열기 암호와 쓰기 암호를 설정하도록 하는데요. 열기 암호, 쓰기 암호 한번 더 입력을 해주시고요. 저장을 합니다. 정말로 이게 암호가 설정이 되었는지 닫고 다시 한번 열어보겠습니다. 1-4는 보호되어 있습니다. 라며 암호를 입력하는 란이 뜹니다. 그럼 우리 아까 입력했던 그 암호를 눌러주고 확인을 누릅니다. 한번 더 누르면 암호를 입력하니 이렇게 풀리네요 그렇다면 이번엔 이 암호를 이제 보안 필요 없으니까 풀고 싶어요 너무 귀찮아요 다시 한번 다른 이름으로 저장 똑같이 갑니다 여기서 도구에서 일반 옵션 똑같이 선택하시고 단순히 암호를 지워주는 것만으로도 암호 없이 보안을 풀어서 저장을 할 수 있게 됩니다. 저장을 눌러주세요. 이렇게 다른 거래처 혹은 팀원들 그리고 다른 팀과 공유할 때 보안을 사용해서 문서를 또 메모를 사용해서 효율적으로 보안의 문제 없이 문서를 공유하는 방법을 알아보았습니다. 다음 시간에 만나뵙겠습니다.